Key Takeaways

• Whistleblowing significa proteggere l’integrità aziendale: Segnalare comportamenti illeciti è un dovere etico e uno strumento concreto per prevenire abusi e rafforzare la fiducia sul posto di lavoro.
• La riservatezza del segnalante è fondamentale: Le procedure italiane assicurano tutela e anonimato a chi effettua la segnalazione, garantendo la massima confidenzialità per prevenire ritorsioni o discriminazioni.
• La tutela riguarda anche chi viene segnalato: La normativa presta sempre più attenzione a salvaguardare i diritti e la reputazione dei soggetti segnalati, assicurando che ogni procedimento sia gestito con imparzialità e nel rispetto delle garanzie individuali.
• Le segnalazioni abbracciano numerosi illeciti: Dalle frodi interne alle violazioni di sicurezza, la legge copre una vasta gamma di comportamenti rilevanti sia per la salute dell’azienda, che dei cittadini e delle comunità.
• Chi può segnalare? Dipendenti, collaboratori ed ex lavoratori: La normativa riconosce la possibilità di segnalare a un’ampia platea di soggetti che hanno avuto rapporti lavorativi con l’ente o l’impresa, estendendo così la protezione in modo inclusivo.
• Procedure chiare per segnalazioni efficaci: La legge stabilisce passaggi precisi per segnalare in modo sicuro sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione, offrendo così strumenti concreti per garantire trasparenza e tutelare i diritti di tutti.
• La normativa italiana è in linea con quella europea: L’introduzione del D.lgs. 24/2023 rafforza gli obblighi di conformità per aziende e Pubbliche Amministrazioni, elevando gli standard di protezione sia per chi segnala, sia per chi viene segnalato in Italia.
• Anonimato o riservatezza? Scegliere il livello di privacy: Le organizzazioni devono offrire canali che permettano sia la segnalazione anonima che quella riservata, in base alle esigenze e alla natura dell’illecito da segnalare.

Comprendere la disciplina del whistleblowing e le sue più recenti evoluzioni normative non significa solo difendere i propri diritti, ma anche contribuire a un ambiente più sano e trasparente.
Nei prossimi paragrafi vedremo in dettaglio le tutele previste e le regole pratiche per segnalare in sicurezza.

Introduzione

Segnalare un illecito non è più un atto isolato o rischioso. Oggi il whistleblowing rappresenta una componente essenziale della trasparenza e della tutela nei contesti aziendali e nelle pubbliche amministrazioni italiane.

Le regole aggiornate al 2024 rafforzano i diritti di chi segnala e continuano a proteggere chi viene coinvolto, ponendo l’accento su processi chiari e sicuri per la gestione di ogni segnalazione.

Comprendere il funzionamento della procedura di segnalazione, le garanzie di riservatezza previste e i diritti spettanti alle parti coinvolte è indispensabile per chi si trova di fronte a scelte difficili, ma anche per chi desidera tutelare l’integrità e la reputazione dell’organizzazione.

In questa guida scoprirai come il quadro normativo italiano in materia di whistleblowing protegge le persone e le organizzazioni, incentivando un ambiente di lavoro più sano, trasparente e affidabile.

Quadro Normativo del Whistleblowing

Per apprezzare pienamente l’importanza del whistleblowing oggi, è utile ripercorrere le principali tappe normative che ne hanno strutturato lo sviluppo in Italia.

Evoluzione Legislativa in Italia

La disciplina italiana del whistleblowing si è rafforzata con l’entrata in vigore del D.lgs. 24/2023, che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937. Questo aggiornamento ha ampliato l’ambito di applicazione della normativa, coinvolgendo non solo il settore pubblico, ma anche molte realtà del settore privato.

Le principali novità introdotte includono:

• L’obbligatorietà di canali di segnalazione per le aziende con più di 50 dipendenti, aumentandone la responsabilità interna
• Il rafforzamento delle tutele per chi segnala, proteggendolo da qualsiasi forma di ritorsione
• Sanzioni più severe per chi viola la normativa, a garanzia dell’efficacia
• L’obbligo di procedure specifiche e trasparenti per la gestione delle segnalazioni

Questo nuovo quadro normativo trasforma il whistleblowing in un presidio fondamentale sia per prevenire illeciti che per promuovere la cultura della legalità.

Ambito di Applicazione

L’attuale regolamentazione si applica a una vasta gamma di soggetti e organizzazioni:

1. Settore pubblico:

• Amministrazioni pubbliche
• Enti pubblici economici
• Società a controllo pubblico

2. Settore privato:

• Aziende con oltre 50 dipendenti
• Imprese di settori regolamentati (finanza, sicurezza dei prodotti, trasporti)
• Organizzazioni soggette a specifici atti normativi europei

Sono previste anche disposizioni particolari per piccole e medie imprese, calibrate sulle dimensioni e sulla natura dell’attività. Questo approccio differenziato assicura che qualsiasi realtà, dal grande gruppo alle società più piccole, possa garantire adeguata protezione sia per chi segnala che per chi è segnalato.

A livello trasversale, la disciplina si applica anche ad altre realtà come associazioni del terzo settore, cooperative, fondazioni e persino organismi di ricerca del settore sanitario e farmaceutico, a conferma di una tutela estesa a livello intersettoriale.

Meccanismi di Tutela

La normativa italiana non solo rende obbligatoria la presenza di canali di segnalazione, ma stabilisce precisi meccanismi di tutela sia per il segnalante che per il segnalato, fondamento di un sistema bilanciato.

Protezione del Segnalante

La legge garantisce diverse forme di protezione per il whistleblower, tra cui:

• Riservatezza dell’identità: L’identità del segnalante viene salvaguardata, potendo essere resa nota solo in situazioni particolarissime e sempre con il consenso dell’interessato.
• Protezione da ritorsioni: Sono vietate tutte le forme di discriminazione e di ritorsione, come licenziamento, dequalificazione, trasferimento o penalizzazioni economiche.
• Nullità degli atti ritorsivi: Qualsiasi atto o provvedimento ritorsivo o discriminatorio nei confronti del segnalante è nullo e senza effetti.
• Inversione dell’onere della prova: In caso di presunti comportamenti ritorsivi, è il datore di lavoro a dover dimostrare che le azioni intraprese non siano collegate alla segnalazione.

La normativa prevede anche il diritto al supporto psicologico e legale per il segnalante, estendendo così la protezione sul piano umano ed emotivo.

Per esempio, nel settore sanitario, un infermiere che segnala la mancanza di dispositivi di sicurezza può farlo con la certezza di essere tutelato dalla legge, proteggendo sé stesso e i colleghi.

Tutela del Segnalato

Ugualmente rilevanti sono le tutele per il soggetto segnalato:

• Diritto alla riservatezza durante le indagini: Il nome e i dati del segnalato restano riservati durante tutta la procedura.
• Presunzione di innocenza: Il segnalato è considerato innocente fino all’effettivo accertamento dei fatti.
• Accesso agli atti: Il segnalato ha diritto di accedere agli atti che lo riguardano durante il procedimento.
• Diritto di difesa: Il soggetto ha la possibilità concreta di replicare alle accuse, fornendo le proprie controdeduzioni e prove.

Questo modello garantisce che ogni segnalazione sia valutata in modo equo e oggettivo, rispettando i diritti fondamentali di tutte le parti coinvolte.

Procedure di Segnalazione

Dopo aver visto le tutele fondamentali, è importante comprendere come si strutturano, nella pratica, le procedure per segnalare illeciti e assicurare trasparenza.

Canali di Segnalazione

Le organizzazioni devono mettere a disposizione dei potenziali segnalanti tre principali canali:

1. Canali interni:

• Piattaforme informatiche dedicate, spesso gestite da fornitori indipendenti per garantire sicurezza e tracciabilità
• Caselle email specifiche, accessibili solo a soggetti autorizzati
• Modalità cartacee o la presenza di referenti dedicati per chi preferisce un approccio più tradizionale

2. Canali esterni:

• Autorità di vigilanza competenti come ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), Banca d’Italia, CONSOB per il settore finanziario
• Altri organismi di controllo settoriale, come ministeri o ordini professionali

3. Divulgazione pubblica:

• Opzione possibile solo se tutte le altre strade si sono dimostrate inefficaci o non disponibili
• Situazione prevista per i casi di particolare gravità o urgenza

Questa pluralità di canali consente anche a chi opera in contesti particolari (per esempio, enti sanitari, istituzioni scolastiche, aziende tecnologiche o studi professionali) di individuare la modalità più sicura e adatta.

Gestione delle Segnalazioni

Il processo di gestione di una segnalazione si articola in più fasi:

1. Ricezione:

• Il segnalante riceve una conferma entro 7 giorni dall’invio
• Le segnalazioni vengono registrate e valutate per verificarne la fondatezza

1. Istruttoria:

• Raccolta di tutte le informazioni e la documentazione a supporto
• Coinvolgimento degli uffici competenti in base alla natura dell’illecito (ad esempio, ufficio legale, compliance o risorse umane)
• Analisi oggettiva per stabilire se la segnalazione sia fondata

1. Conclusione:

• Il segnalante riceve un aggiornamento sullo stato della pratica entro 3 mesi dalla segnalazione (termine estendibile a 6 mesi nei casi più complessi)
• Viene stilato un verbale delle decisioni adottate e delle azioni eventualmente intraprese

All’interno di contesti con particolare esposizione al rischio (come la pubblica amministrazione, il settore finanziario, le multiutility o il comparto sanitario e farmaceutico), questi meccanismi rappresentano uno strumento pratico per garantire legalità e sicurezza.

Prima di passare alle modalità di applicazione concreta di questi strumenti nelle organizzazioni, approfondiamo l’importanza dell’implementazione corretta e delle best practice.

Implementazione Aziendale

La riuscita del sistema di whistleblowing dipende molto dall’adattamento alle esigenze specifiche dell’organizzazione e dalla capacità di costruire fiducia e chiarezza tra tutte le persone coinvolte.

Requisiti Organizzativi

Gli enti e le aziende sono chiamati a strutturare processi solidi ed efficaci, tra cui:

• Nominare un responsabile (o un team) per la gestione delle segnalazioni, formato e indipendente
• Creare procedure scritte, dettagliate e facilmente accessibili a tutti
• Garantire percorsi di formazione periodica e sensibilizzazione rivolti a dipendenti e collaboratori
• Definire chiari ruoli di controllo e verifica per monitorare l’efficacia del sistema

Queste misure valgono tanto per le grandi aziende private quanto per pubbliche amministrazioni, ospedali, istituti scolastici, cooperative sociali o società finanziarie.

Buone Pratiche

Per rendere davvero efficaci i canali di segnalazione, è fondamentale adottare alcune pratiche consolidate:

1. Comunicazione interna:

• Diffondere informazioni chiare e aggiornate sulle modalità di segnalazione
• Promuovere la cultura della trasparenza e del rispetto reciproco, coinvolgendo management e personale in incontri informativi
• Favorire la comunicazione tra responsabili e dipendenti con feedback regolari

2. Tecnologia e sicurezza:

• Utilizzare piattaforme digitali certificate e sicure, in grado di proteggere i dati e tracciare ogni attività
• Adottare soluzioni diversificate, incluse linee telefoniche dedicate e sistemi gestiti da terze parti, per garantire massima imparzialità
• Aggiornare periodicamente le misure tecniche per adeguarsi alle nuove minacce informatiche

3. Monitoraggio e miglioramento:

• Effettuare revisioni periodiche sull’andamento delle segnalazioni ricevute e sulle azioni intraprese
• Raccogliere feedback da chi ha utilizzato i canali di segnalazione per migliorare l’esperienza utente e l’efficacia del sistema
• Adeguare le procedure sulla base di nuove esigenze normative, esperienze concrete e scenari emergenti

Organizzazioni attente implementano anche processi di benchmarking confrontandosi con realtà diverse, come università che istituiscono sportelli etici, aziende sanitarie che promuovono la segnalazione di disservizi o società tecnologiche che rafforzano la protezione dei dati e la compliance.

Un sistema costantemente aggiornato accresce la fiducia e la reputazione dell’ente, stimolando la partecipazione di tutti e riducendo il rischio di illeciti nascosti.

Conclusione

Il nuovo quadro normativo sul whistleblowing posiziona l’Italia tra i paesi leader nella tutela della trasparenza e della responsabilità in ambito lavorativo, pubblico e privato. Predisporre canali sicuri e procedure trasparenti rappresenta un vero passo avanti nel proteggere chi segnala illeciti e nel ridurre il rischio di ritorsioni, favorendo così un clima di fiducia e di collaborazione dentro le organizzazioni.

Equilibrare le garanzie tra segnalante e segnalato rafforza il rispetto reciproco e protegge chiunque, evitando processi sommari e assicurando obiettività.

Oggi, per aziende, enti pubblici, scuole, ospedali e imprese di ogni settore, conoscere e applicare la normativa italiana sul whistleblowing non è solo una responsabilità legale, ma un’occasione concreta di promuovere etica e responsabilità quotidiana sul lavoro.

Un sistema di segnalazione efficace contribuisce a generare ambienti dove legalità, rispetto e trasparenza diventano pratiche quotidiane; tutto ciò eleva la reputazione aziendale, riduce rischi operativi e rafforza la coesione interna.

Guardando al futuro, la sfida sarà integrare queste tutele con tecnologie avanzate e una cultura aziendale sempre più partecipativa, in modo che ogni voce possa trovare ascolto e protezione. La reale innovazione non sta solo nell’adeguarsi, ma nell’investire consapevolmente sulla fiducia e sulla corresponsabilità, strumenti decisivi per affrontare un mercato del lavoro in rapida evoluzione e una società sempre più attenta alla legalità.

Informarsi è potere. Conoscere la legge, è vivere meglio.